Polityka prywatności i plików cookies

I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies (dalej: „Polityka”) ma charakter informacyjny i określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i innych podobnych technologii w ramach sklepu internetowego prowadzonego pod adresem: https://wydawnictwo.ug.edu.pl (dalej: „Sklep internetowy” lub „Serwis”).
2. Polityka została sporządzona w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
3. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony prywatności osób korzystających ze Sklepu internetowego oraz zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych.

II. ADMINISTRATOR DANYCH

1. Administratorem danych osobowych jest: Uniwersytet Gdański; ul. Jana Bażyńskiego 8, 80-309 Gdańsk (dalej: „Administrator”).
2. Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego jako jednostka organizacyjna Uniwersytetu Gdańskiego prowadzi sklep internetowy pod adresem https://wydawnictwo.ug.edu.pl i w tym zakresie uczestniczy w procesach przetwarzania danych osobowych.
3. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować:
    iod@ug.edu.pl
4. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych możliwy jest:
   1. drogą elektroniczną poprzez Inspektora Ochrony Danych: iod@ug.edu.pl,
   2. drogą pisemną na adres siedziby: Uniwersytet Gdański, ul. Jana Bażyńskiego 8, 80-309 Gdańsk.

III. DEFINICJE

Dla potrzeb niniejszej Polityki przyjmuje się następujące znaczenia:

1. Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Sklep internetowy lub korzystająca z jednej albo kilku usług opisanych w Polityce.
2. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
4. Pliki cookies – dane informatyczne zapisywane w urządzeniach końcowych Użytkowników, przeznaczone do korzystania ze stron internetowych.
5. Sklep internetowy – serwis dostępny pod adresem https://wydawnictwo.ug.edu.pl, za pośrednictwem którego możliwe jest przeglądanie oferty i składanie zamówień bez konieczności zakładania konta.

IV. ZAKRES I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zawarcie i realizacja umowy

W celu realizacji działań związanych z prawidłowym zawarciem oraz realizacją umowy, podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1. lit. b RODO. W związku z realizacją w/w celów, dane są przetwarzane w szczególności w ramach poniższych działań:

1. 1. niezbędnych do prawidłowego przyjęcia i realizacji zamówienia złożonego przez formularz Sklepu internetowego. W tym przypadku przetwarzane są następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres/adresy wskazane do dostarczenia zamówienia, dane rozliczeniowe: imię, nazwisko, NIP, adres rozliczeniowy; 
   2. związanych z prawidłową realizacją umowy. W tym przypadku przetwarzane są następujące dane: imię i nazwisko, adres/adresy wskazane jako właściwe do dostarczenia zamówienia. 

Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do prawidłowego zawarcia i realizacji umowy, konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości skorzystania z usług Administratora. Dane osobowe będą przetwarzane:

1. 1. w celach niezbędnych do prawidłowego złożenia zamówienia (zawarcia umowy) w Serwisie internetowym – przez okres 30 dni liczonych od 1 dnia miesiąca następującego po dacie zamówienia,
   2. w celach związanych z prawidłową realizacją umowy – przez okres 30 dni liczonych od 1 dnia miesiąca następującego po dacie zamówienia.
2. Archiwizacja danych po zrealizowaniu umowy/usługi

W celu realizacji obowiązków ciążących na administratorze danych, a wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym szczególności obowiązków związanych z realizacją przepisów podatkowych, podstawą prawną przetwarzania Państwa danych jest art. 6. ust. 1. lit. c RODO. 

Dane osobowe będziemy przetwarzali przez okresy wynikające z obowiązujących przepisów prawa, jednakże nie krócej niż przez okres 5-ciu lat, liczonych od dnia 1 stycznia następującego po dacie ostatniego zdarzenia gospodarczego związanego z danym klientem.

3. Usługa newsletter e-mail

W zakresie realizacji usług Newsletter Państwa dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji tej usługi – podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, oraz w ramach uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora danych – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W związku z realizacją usługi, są przetwarzane następujące dane:

1. 1. adres e-mail (Newsletter E-MAIL),

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zapisania się oraz korzystania z usług Newslettera, konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości skorzystania z usługi. Dane osobowe wykorzystywane w ramach świadczenia usługi Newsletter będą przetwarzane do czasu wypisania się przez Użytkownika usługi z subskrypcji – zgodnie z regulaminem świadczenia usługi Newsletter.

4. Media społecznościowe

W zakresie działań realizowanych za pośrednictwem mediów społecznościowych będziemy przetwarzać Państwa dane w następujących celach:

1. 1. prowadzenia naszego profilu/kanału w mediach społecznościowych, na warunkach przez nie określonych i informowania Państwa za ich pośrednictwem o naszej aktywności, organizowanych przez nas wydarzeniach oraz oferowanych produktach i usługach,
   2. kontaktu/interakcji z Państwem prowadzonej, za pośrednictwem funkcjonalności profilu/kanału,
   3. analizy funkcjonowania, popularności i sposobu korzystania z naszego profilu/kanału,
   4. przesyłania informacji handlowych, w tym zaproszeń na organizowane przez nas wydarzenia, za pośrednictwem funkcjonalności profilu/kanału.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych w wymienionych wyżej celach jest prawnie uzasadniony interes, tj. art. 6 ust. 1. Lit. f RODO, który polega na promocji naszej działalności i poszerzaniu grona naszych sympatyków oraz udzielaniu odpowiedzi na Państwa pytania. 

Dane osobowe przetwarzamy przez okres Państwa aktywności związanej z naszym profilem/kanałem, a następnie maksymalnie do czasu usunięcia Państwa konta w mediach społecznościowych, lub usunięcia Państwa danych z naszego profilu/kanału.

5. Inne działania realizowane przez Administratora Danych,

W związku z realizacją innych zadań możemy przetwarzać Państwa dane w szczególności w poniższych celach i zakresach:

1. 1. w celu ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniu sądowym lub przed innymi organami egzekucyjnymi, mogą być przetwarzane dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia lub dane które wynikają z wymogu prawnego, nakazu sądowego lub innej procedury prawnej. 

Dane wykorzystywane w ramach realizacji powyższych celów, przetwarzane są do momentu ustania/zaspokojenia roszczeń, jednakże nie dłużej niż do przedawnienia ewentualnych roszczeń określonych przepisami prawa. Podstawą prawną przetwarzania jest odpowiednio: art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 6 ust. 1. lit. f RODO;

5. 2. w celu rozpatrywania reklamacji, skarg i wniosków oraz odpowiedzi na pytania, przetwarzamy dane osobowe, które zostały przekazane w formularzu kontaktowym lub podane podczas rozmowy telefonicznej. 

Podstawą prawną przetwarzania danych w ramach postępowania reklamacyjnego, obsługi skarg i wniosków, w ramach udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w innej formie jak również przetwarzania danych zawartych w dokumentach dołączonych do reklamacji, skarg lub wniosków, są odpowiednio: art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

5. 3. w celu organizacji konkursów przetwarzane są  dane osobowe podane przez użytkownika udostępnione podczas zgłoszenia uczestnictwa/rejestracji w konkursie. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych oraz podstaw prawnych związanych z przetwarzaniem danych uczestników konkursu są podane każdorazowo w regulaminach danego konkursu. 
   4. w celu prezentacji naszych komunikatów marketingowych, dystrybuowanych poza Serwisem internetowym,  korzystamy z usług zewnętrznych dostawców. Usługi te polegają na wyświetlaniu naszych komunikatów marketingowych na stronach internetowych innych niż Serwis internetowy wydawnictwo.ug.edu.pl, które to komunikaty dystrybuowane są przez dostawców na zasadzie remarketingu. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych opisanych w niniejszym punkcie, znajdują się w zapisach dotyczących plików cookies. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 6 ust.1 lit. f RODO;

V. KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

1. dane kontaktowe, w tym dane dotyczące zamówień – (klienci, użytkownicy Serwisu internetowego)
2. dane dotyczące aktywności w Serwisie internetowym – (klienci, użytkownicy Serwisu internetowego),
3. dane dotyczące reklamacji skarg i wniosków – (klienci, użytkownicy Serwisu internetowego),

VI. PRAWA OSÓB W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM ICH DANYCH OSOBOWYCH

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

1. prawo dostępu do treści swoich danych,
2. prawo do sprostowania swoich danych,
3. prawo do usunięcia swoich danych, jeżeli:
   1. wycofana zostanie zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
   2. dane osobowe przestaną być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane,
   3. wniesiony zostanie sprzeciw wobec wykorzystywania danych w celach marketingowych,
   4. wniesiony zostanie sprzeciw wobec wykorzystywania danych w celu dostosowania usług Administratora do preferencji osoby, której dane dotyczą,
   5. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
6. prawo do przenoszenia danych,
7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych dokonywane przez Administratora przed jej cofnięciem.

Dodatkowo, każdej osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO), gdy osoba uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych przez Administratora narusza przepisy obowiązującego prawa.

VII. DOPASOWANIE USŁUGI DO ZAINTERESOWAŃ I PREFERENCJI UŻYTKOWNIKÓW

Na podstawie danych, uzyskanych od użytkowników naszego Serwisu internetowego, dopasowujemy treści reklam internetowych do ich preferencji. Podstawą prawną tych działań jest art. 6. Ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes, który polega na promocji naszych usług i produktów oraz doborze jak najlepszej oferty dla naszych klientów. Zakres danych jaki pozyskujemy w ramach dopasowywania usług do zainteresowań i preferencji użytkowników, może zostać ustalony bądź zmieniony przez użytkownika poprzez – akceptację polityki plików cookies, bądź poprzez modyfikację ustawień wykorzystywanej przeglądarki internetowej, np. poprzez wyłączenie personalizacji reklam. W tym zakresie odsyłamy Państwa do odpowiednich regulaminów i ustawień wykorzystywanej przez Państwa przeglądarki, oraz do naszej polityki cookies.

VIII. UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH

Jako Administrator danych korzystamy z usług firm, wspierających nas w zapewnieniu naszym klientom najwyższego standardu obsługi. Firmom tym możemy zlecić/powierzyć przetwarzanie Państwa danych w naszym imieniu i na naszą rzecz. Do przekazania danych dochodzi najczęściej w przypadku współpracy z konkretnym usługodawcą (np. dostawcą usług przechowywania danych, dostawcą narzędzi wykorzystywanych w ramach komunikacji internetowej) lub podwykonawcą (np. firmą świadczącą usługi logistyczne, itp.). W takiej sytuacji przekazanie danych nie uprawnia innych podmiotów do dowolnego ich przetwarzania, a jedynie do korzystania z nich w celach wyraźnie przez nas wskazanych. W żadnym przypadku przekazanie danych nie zwalnia nas jako Administratora Danych Osobowych z odpowiedzialności za ich przetwarzanie. 

Państwa dane mogą być również przekazywane organom publicznym, ale tylko gdy upoważniają ich do tego obowiązujące przepisy.

Nasi dostawcy usług mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niektórzy spośród dostawców mają siedzibę poza terytorium EOG. W związku z przekazaniem danych Użytkownika poza terytorium EOG, w tym do USA, zadbaliśmy, aby nasi dostawcy zapewniali w ramach świadczonych przez nich usług, gwarancję wysokiego stopnia ochrony danych osobowych.

POLITYKA PLIKÓW COOKIES

Niniejsza Polityka dotyczy plików „cookies” i odnosi się do stron internetowych, których operatorem jest Uniwersytet Gdański; ul. Jana Bażyńskiego 8, 80-309 Gdańsk.

Poprzez pliki „cookies” należy rozumieć dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniach końcowych użytkowników, przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową dostosowaną do jego indywidualnych preferencji. „Cookies” zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Pliki „cookies” używamy w celu:

1. dostosowania zawartości stron Serwisu internetowego do preferencji Użytkownika oraz do optymalizacji korzystania z zawartości Serwisu; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną zgodnie z jego indywidualnymi potrzebami,
2. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu internetowego korzystają z udostępnionych stron internetowych, co umożliwia nam ulepszanie ich struktury i zawartości,
3. utrzymania sesji Użytkownika Serwisu internetowego (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,

Jakich plików „cookies” używamy?

1. W ramach Serwisu internetowego stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies:
   1. „sesyjne” (session cookies) – są to pliki tymczasowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu jego wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). 
   2. „stałe” (persistent cookies) – są to pliki przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach danych plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
2. W ramach stron internetowych stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
   1. „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach stron internetowych, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach stron internetowych,
   2. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach stron internetowych,
   3. „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych,
   4. „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.,
   5. „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań,
   6. „analityczne” pliki cookies analizy internetowej umożliwiają lepsze poznanie sposobu interakcji użytkowników w zakresie zawartości stron internetowych, aby lepiej zorganizować układ naszej strony. Gromadzą informacje o sposobie korzystania z naszej strony przez odwiedzających, typie strony, z jakiej użytkownicy zostali przekierowani, oraz liczbie odwiedzin i czasie wizyty użytkowników na tej stronie. Informacje te nie rejestrują konkretnych danych osobowych użytkownika, lecz służą do opracowania statystyk korzystania ze strony w stopniu zagregowanym. W tym celu korzystamy z rozwiązania Google Analytics.

Pliki cookies używane przez stronę wydawnictwa:

Podstawy prawne przetwarzania:

Podstawa prawną przetwarzania danych osobowych za pomocą plików cookies są: 

1. zgoda wyrażona przez użytkownika (art. 6 ust.1 lit. a RODO) – za pomocą wprowadzenia indywidualnych ustawień preferencji dla wykorzystywania plików cookies przez przeglądarkę użytkownika , 
2. wykonanie umowy lub w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 pkt.1 lit. b RODO) – w celu utrzymania sesji użytkownika, przekazania zamówienia, koordynacji procesu płatności, itp.
3. usprawiedliwiony cel administratora danych (art 6 pkt.1 lit. f RODO) – zbieranie informacji statystycznych, optymalizacja dostosowania strony do potrzeb użytkowników, itp. 

Czy pliki „cookies” zawierają dane osobowe?

Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików „cookies” mogą być zbierane wyłącznie w celu wykonywania określonych funkcji na rzecz użytkownika. Takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

Jak długo będziemy przetwarzać pliki „cookies”?

W przypadku wyrażenia zgody przez Użytkownika na zapisywanie plików cookies, będą one przetwarzane/przechowywane maksymalnie przez 365 dni od daty wyrażenia zgody na ich zapisywanie. Po tym okresie, podczas kolejnej wizyty Użytkownika, będzie on proszony o ponowne wyrażenie zgody na ich zapisywanie.

Usuwanie plików „cookies”

Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza umieszczanie plików „cookies” na urządzeniu końcowym. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików „cookies” w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików „cookies” dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

1. Internet Explorer (https://support.microsoft.com/pl-pl/help/17441/windows-internet-explorer-change-reset-settings) 
2. FireFox (https://support.mozilla.org/pl/kb/firefox-opcje-preferencje-i-ustawienia) 
3. Opera (https://help.opera.com/pl/touch/settings/)
4. Chrome (https://support.google.com/accounts/answer/3118621?hl=pl) 

Ograniczenie stosowania plików „cookies” może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.  

Jakie zabezpieczenia stosowane są na stronach?

Strona wydawnictwa jest zaopatrzona w środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych pozostających pod jego kontrolą przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem czy modyfikacją. Wydawnictwo zobowiązuje się chronić wszelkie informacje ujawnione mu przez Klientów zgodnie z normami ochrony bezpieczeństwa i zachowania poufności. Wydawnictwo zapewnia Użytkownikom możliwość zrezygnowania z otrzymywania zamówionych newsletterów.